1. Aufgabe
Der Aktionsfondsbeirat ist ein ehrenamtliches Gremium von Bewohnern in Bieblach, welches über die Fördermittel aus dem Projektfonds des Stadtteilbüros Bieblach entscheidet. Diese Projektmittel werden über das Städtebauförderprogramm „Die Soziale Stadt“ für den Stadtteil Bieblach zur Verfügung gestellt.
2. Zusammensetzung des Aktionsfondsbeirates
Der Beirat besteht aus 8 - 10 volljährigen Mitgliedern. Sie sollten einen Querschnitt der Bevölke-rung im Stadtteil bilden.
Scheidet ein Mitglied aus, entscheiden die Bewohner des Aktionsfondsbeirates über eine(n) geeigneten Nachfolgekandidaten oder -kandidatin.
3. Verwendung der Fördermittel aus dem Aktionsfonds
Die Mittel werden Bürgern, Bewohnergruppen, Initiativen, Vereinen und Einrichtungen zur Umset-zung von Maßnahmen und Aktionen im und für den Stadtteil Bieblach zur Verfügung gestellt. Zielsetzung ist dabei insbesondere die Unterstützung und Beförderung des ehrenamtlichen Engage-ments der Bewohnerinnen und Bewohner und anderer Akteure. Ein zumutbarer Eigenanteil des Antragstellers, der im Sinn von ehrenamtlichem Engagement nicht zwingend finanzieller Art sein muss, wird daher erwartet.
Die Maßnahmen und Aktionen, für die Mittel aus dem Aktionsfonds beantragt werden, müssen den folgenden Kriterien entsprechen:
- Nutzen für die Gemeinschaft/Nachbarschaft
- Förderung der Aktivierung von Bewohnerinnen und Bewohnern
- Förderung der Eigenverantwortung und Selbsthilfe
- Stärkung nachbarschaftlicher Kontakte
- Belebung der Stadtteilkultur
Die Mittel aus dem Aktionsfonds können für Sachkosten und ggf. Honorar, wenn vom Akteur keine Einnahmen erzielt werden, verwendet werden. Die Beantragung kann pro Maßnahme/ Aktion/ Ak-tivität im Regelfall bis zu 500 Euro umfassen. Die Mittel sind so einzusetzen, dass sie für den beantragten Zweck angemessen und wirtschaftlich verwendet werden. Eine nachträgliche Finanzie-rung von Maßnahmen und Aktionen, die bereits stattgefunden haben, ist nicht möglich.
Auf Antrag können die Mittel als Vorschuss zur Verfügung gestellt werden. Sie sind nach Beendi-gung der Maßnahme zeitnah gegenüber dem Stadtteilbüro abzurechnen und ggf. zuviel erhaltene Mittel zurückzuzahlen.
4. Einbringen von Anträgen
Die Anträge über Mittel aus dem Aktionsfonds sind durch Träger oder auch einzelne Antragsteller schriftlich an das Stadtteilbüro zu folgenden Terminen zu stellen:
28. Februar (für 1. Halbjahr)
31. Juli (für 2. Halbjahr).
Die zu verwendenden Antragsformulare (siehe Anlage) sind unter www.bieblach.de abrufbar.
Nach Vorprüfung durch das Stadtteilmanagement wird eine Übersicht mit Begründung der Projekte (fortlaufend nach geplanter Durchführung) an die Stadt Gera/Fachdienst Stadterneuerung übergeben. Der Fachdienst prüft die Vorschläge auf Fördermittelkonformität und übernimmt ggf. die Ab-stimmung mit dem Thüringer Verwaltungsamt. Es erfolgt eine Empfehlung zur Anpassung/Auswahl der Projekte bzw. Bestätigung.
Danach entscheidet der Aktionsfondsbeirat, welche Projekte im Stadtteil mittels Förderung zur Umsetzung kommen.
Anträge, die nach den festgelegten Terminen eingehen, finden keine Berücksichtigung. Sie können jedoch für das folgende Halbjahr aufgenommen werden.
5. Einladung, Beratung und Beschlussfassung
Der Beirat wird jährlich zweimal zusammengerufen. Die Einladung des Beirates erfolgt, nachdem die Bestätigung für die Projekte durch die Stadt Gera vorliegt und die Steuergruppe darüber bera-ten hat.
In der Beratung des Aktionsfondsbeirates werden die Anträge durch das Stadtteilmanagement vorgestellt. Die Stadtteilmanagerin ist nicht stimmberechtigt, kann jedoch Empfehlungen ausspre-chen.
Der Aktionsfondsbeirat ist beschlussfähig, wenn mindestens 50 % der Mitglieder anwesend sind.
Ein Projekt gilt als bewilligt, wenn die einfache Mehrheit der stimmberechtigten Mitglieder zu-gestimmt hat. Das Abstimmungsergebnis wird protokolliert.
In der Regel sollten Aktionsfondsbeiratsmitglieder keine Anträge stellen. Ausgenommen sind An-träge im allgemeinen Stadtteilinteresse. Ist ein Mitglied an der Projektantragstellung oder an der Entwicklung eines zur Abstimmung stehenden Projektes wirtschaftlich beteiligt, so nimmt dieses Mitglied an der Abstimmung zu diesem Projektantrag nicht teil. Dies gilt auch für Beiratsmitglieder, die von einem Projektträger oder Verein wirtschaftlich abhängig sind. Bei Zweifeln über den Aus-schluss wegen persönlicher Beteiligung entscheidet der Aktionsfondsbeirat ohne Mitwirkung des Betroffenen.
Die Beratungen des Aktionsfondsbeirates werden in Verantwortung des Stadtteilbüros geleitet und protokolliert.
Der Aktionsfondsbeirat tagt nicht öffentlich. Die Entscheidungen über die Projektanträge werden den Antragstellern innerhalb von 2 Wochen nach Entscheidung des Aktionsfondsbeirates durch das Stadtteilbüro Bieblach mitgeteilt.
5. Nachweisführung
Die Projekte sind zeitnah nach Beendigung gegenüber dem Stadtteilbüro inhaltlich zu dokumentie-ren und finanziell abzurechnen. Dazu sind die vorgegebenen Formulare (unter www.bieblach.de) zu verwenden.
Damit ist der Träger des Stadtteilbüros in der Lage, die Fördermittel ordnungsgemäß nachzuwei-sen. Nach Beendigung eines Jahres ist eine Gesamtübersicht zu erstellen.
6. Verfahrensweise zur Geschäftsordnung
Die überarbeitete Geschäftsordnung ersetzt die bisher gültige Geschäftsordnung vom 29. Juni 2005. Die vorliegende Fassung wird mit den Unterschriften durch den Träger des Stadtteilbüros und den Aktionsfondsbeirat die Handlungsgrundlage.
Gera, 25. Juli 2011